Cet article est la suite de notre publication précédente. Nous avions déjà évoqué les points suivants en lien avec les réunions de projet :
"La meilleure façon de faire échouer un projet, c'est de s'en prendre aux réunions..."
Quels sont les différents types de réunion de projet?
Comment tenir une réunion de projet?
Voici à présent les 4 derniers points traités sur le sujet.
À quelle fréquence se rencontrer?
La récurrence des réunions de suivi (ou d'avancement) a besoin d'être connue de tous et planifiée longtemps d'avance. Il n'y a pas une fréquence imposée pour tous les projets mais notre expérience nous fait recommander fortement une fréquence hebdomadaire pour une rencontre de suivi de projet.
C'est aussi ce que suggèrent différentes publications et plusieurs experts. Évidemment, on peut toujours tenir une réunion de suivi aux deux semaines ou une fois dans le mois (selon le contexte du projet) mais cela entraine certains risques. En effet, dès que la fréquence hebdomadaire ne peut être respectée ou qu'on s'en éloigne, les difficultés dans le projet commencent à poindre à l'horizon.
Faites donc le point une fois par semaine avec votre équipe de projet et vous devriez être plus en contrôle de votre projet !
Y a-t-il une journée précise dans la semaine qui est plus indiquée ?
Certains chefs de projet optent pour des réunions vers la fin de la semaine de travail afin de faire le point de la semaine écoulée. D'autres par contre, préfèrent le lundi, dans le but de donner les orientations sur les priorités de la semaine qui débute.
Personnellement, notre préférence est de la tenir durant la première moitié de la semaine, notamment mardi si possible, ou mercredi à défaut. Cela permet de laisser la journée du lundi aux équipes pour se préparer à la réunion, tout en leur offrant, après la réunion, du temps pour travailler sur les priorités de la semaine et faire le suivi des points d'action issus de la réunion.
Que vous choisissiez le tout début ou la toute fin de la semaine de travail, évitez le plus possible le lundi matin et le vendredi après-midi si vous ne souhaitez pas nuire à la mobilisation de votre équipe de projet !
Comment rendre une réunion de projet vivante et productive ?
La réunion est le point de rencontre des idées : elle est une opportunité d'échanger et de prendre le pouls des enjeux, elle est une tribune exceptionnelle pour communiquer.
Elle doit être productive, donc bien exécutée et documentée. L'ambiance qui y règne est agréable, et les interventions se font de façon courtoise et respectueuse.
En général une réunion de projet doit durer seulement 1 heure pour rester productive, lorsqu'il s'agit d'une réunion de suivi.
Utilisez aussi un registre des points de suivis (ou points d'action) afin de documenter et suivre vos points d'action identifiés en rencontre.
Une bonne rigueur dans la conduite des réunions donne le ton concernant le niveau de rigueur général et de discipline qui prévaut ou prévaudra dans le projet.
La réunion est aussi l'endroit privilégié où le chef de projet "assoit" son leadership, motive ses troupes et gagne en respect, en crédibilité. Ce dernier se doit donc d’être cohérent. Il doit animer la rencontre avec art et habileté, fermeté mais souplesse. S'il attend systématiquement les retardataires, les prochaines réunions ne cesseront de débuter en retard, il faut donc débuter à l'heure et finir à l'intérieur du temps prévu.
De fait, attendre l'arrivée des retardataires a un effet pervers : cela donne l'impression qu'on récompense ces derniers et qu'on punit plutôt les participants arrivés à l'heure. À la longue, cette situation finit par encourager les retards; les retards deviennent alors plus fréquents et plus marqués au point de nuire au bon déroulement des rencontres et à la mobilisation de l'équipe.
Les qualités interpersonnelles requises pour bien conduire une réunion de projet
À la réunion, le chef de projet et l'équipe mettent de l'avant leurs compétences interpersonnelles. Cela facile une gestion plus productive de la rencontre et permet d'en tirer le plus grand profit pour le projet.
Les qualités relationnelles du chef de projet ont un impact direct sur le climat de la rencontre. Il s'agit notamment de savoir gérer la réunion, avoir une écoute active, savoir gérer les perceptions, gérer efficacement les conflits, savoir réseauter et tirer profit de ses relations professionnelles au bénéfice du projet.
Mais le chef de projet doit, avant tout, avoir une grande conscience politique (c'est-à-dire la capacité à comprendre très rapidement les rapports de force dans le groupe ou le milieu de travail et en tenir compte dans son approche).
Il doit également développer une certaine conscience culturelle. Cette qualité se résume à sa capacité à connaître les codes sociaux régissant les rapports dans le groupe ainsi que les particularités culturelles, ethniques, religieuses... de certains groupes d'individus présents dans l'équipe de projet ou au sein des parties prenantes.
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Bernache Conseil
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